Winter informatisering is u graag van dienst tijdens een selectie- en/of implementatietraject van nieuwe software/ERP systemen/ECD’s of EPD’s. Tijdens een oriënterend gesprek kan worden gekeken, bij welke stappen ondersteuning gewenst is. Voor het selectietraject maak ik gebruik van het BOB model, dat staat voor Beeldvorming, Oordeelvorming en Besluitvorming. Tijdens de beeldvorming moet zo lang mogelijk de oordeelvorming buiten de deur blijven.
Hieronder staan enkele voor- en nadelen van een ERP Pakket en de valkuilen van een implementatie.
Voordelen van een ERP systeem: Met behulp van de ERP-software worden alle bedrijfsprocessen, waaronder voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek zodanig met elkaar verbonden, dat alle vergaarde informatie door het hele bedrijf, door iedereen, bruikbaar is. Vroeger had elke afdeling zijn eigen systeem en moest de data in elk systeem opnieuw ingevoerd worden. ERP-systemen zijn vaak goed geïntegreerd waardoor eenmalige opslag van gegevens mogelijk is. Een ingevoerde verkooporder zal door het ERP-systeem onder andere worden verwerkt tot automatisch gegenereerde inkooporders en automatisch geplande personeelsinzet.
Nadelen van een ERP systeem: ERP-systemen kunnen behoorlijk duur zijn. Omdat ze soms niet naadloos aansluiten op de bedrijfsprocessen moet de software worden aangepast en aanvullende software worden ontwikkeld. Daardoor kunnen de implementatiekosten zeer hoog zijn en dat dure aanpassingsproces zou telkens terug kunnen keren bij iedere volgende release van het pakket. Mogelijke valkuilen van een ERP-systeem zijn meestal gerelateerd aan de implementatie en de organisatie zelf. Organisaties en managers zullen bewust moeten zijn van de grote veranderingen die implementatie van een ERP-systeem met zich meebrengt. Een goed softwaresysteem alleen is niet voldoende, er zal ook aandacht besteed moeten worden aan de werknemers. Als het systeem mentaal niet wordt geaccepteerd kan het bedrijf beter het geld van implementatie besparen. ERP-software is niets waard zonder een juiste implementatie van mensen, gebruiksregels en behoud van functionaliteit. Men spreekt van een goede implementatie als er sprake is van betrokkenheid, supervisie, herkenning en bereidheid om met het systeem te werken.
Implementatie Een succesvolle invoering van een ERP-systeem kan de productiekosten doen dalen, productietijd verkorten, klantenservice verbeteren, voorraden verlagen, etc. wat kan leiden tot kostenbesparing. Echter dient hiertoe eerst het ERP pakket succesvol geïmplementeerd te worden. Het implementeren van een ERP-pakket is een moeilijk traject omdat ERP-pakketten heel omvangrijk zijn. ERP pakketten brengen vaak grote veranderingen van de bedrijfsprocessen met zich mee, echter wordt dit aspect vaak onderschat door organisaties.
Oorzaken voor mislukken van ERP-projecten zijn o.a.:
• Slechte of onduidelijke strategische doelstellingen
• Steun van het topmanagement ontbreekt
• Slecht projectmanagement
• Eindgebruikers zijn slecht of niet opgeleid
• Data is onjuist geïmporteerd vanuit het oude IT-systeem
Omdat een ERP-systeem een grote invloed heeft op de organisatie, is het verstandig zeer zorgvuldig met de selectie ervan om te gaan en niet over één nacht ijs te gaan. Bij de selectie van ERP-software kunnen de volgende stadia voor komen:
• Onderzoek eigen bedrijfsprocessen. Breng de eigen werkwijzen in kaart en stel ze op papier en denk aan optimalisaties en de toekomstplannen.
•Opstellen Programma van Eisen en Wensen. Hierin wordt beschreven wat van een ERP-pakket wordt verwacht.
• Onderzoek leveranciers. Door onderzoek kan men met behulp van een paar in het oog springende harde eisen een lijst opstellen van een beperkt aantal potentiële leveranciers. Deze potentiële leveranciers krijgen de eisen- en wensenlijst toegezonden met het verzoek intern te onderzoeken of ze hieraan kunnen voldoen en hiervan een schriftelijke rapportage terug te melden.
Winter informatisering is u graag van dienst bij deze vraagstukken, tijdens een kennismakingsgesprek kan worden gekeken of Winfo ook uw belang kan dienen!